Biurokracja, zarówno ta wymuszona przez przepisy, jak i wynikająca z wymogów zarządzania, to jedna z największych zmor każdego przedsiębiorcy. O ile jednak z biurokracją państwową i urzędniczymi obyczajami nie jesteśmy w stanie sami nic zrobić, o tyle już obieg dokumentów księgowych możemy ulepszać i unowocześniać wedle woli. Jednym z najlepszych sposobów na to, aby obieg ten był w pełni uporządkowany i jak najmniej kosztowny, jest wprowadzenie specjalnego systemu – takiego jak LOGITO.
Problemy z obiegiem dokumentów tradycyjnych
O tym, ile problemów sprawia obieg dokumentów księgowych (i nie tylko) w każdym przedsiębiorstwie, nie trzeba przekonywać nikogo, kto miał okazję się z tym kiedykolwiek zetknąć. Co ważne, kategoria wagowa tych problemów wzrasta wraz z rozmiarem firmy. Mikroprzedsiębiorcy zatrudniający jedynie kilku (nie więcej niż 10) pracowników, miewają już wprawdzie kłopoty związane z obiegiem dokumentów, jednak prawdziwe utrudnienia w tym temacie rozpoczynają się dopiero od poziomu małych przedsiębiorców (od 10 do 50 pracowników).
W firmach zatrudniających ok. 50 pracowników obieg dokumentów księgowych, a także wszelkich innych dokumentów każdego dnia przewijających się przez poszczególne działy czy sekcje, jest już odczuwalnie spowolniony oraz czaso- i pracochłonny. Oczywiście od razu przekłada się to na koszty, czyli ten element prowadzenia przedsiębiorstwa, który każdy menager zarządzający próbuje zoptymalizować w pierwszej kolejności.
Jeszcze gorzej sytuacja z obiegiem dokumentów przedstawia się w średnich i dużych przedsiębiorstwach. Dla firm zatrudniających od 50 do 249 pracowników (średnie przedsiębiorstwa) i więcej (duże przedsiębiorstwa), obieg dokumentów księgowych czy każdych innych to nie byle wyzwanie. Problem tkwi zarówno w ilości tworzonych każdego dnia dokumentów, jak i w ich dystrybucji. W przedsiębiorstwach o niezwykle rozbudowanej strukturze poziomej i pionowej obieg dokumentów w wersji tradycyjnej praktycznie nie jest w stanie zaspokoić potrzeb wewnętrznych firmy, nie mówiąc już o dokumentach, które muszą zostać dostarczone do kontrahentów i odpowiednich urzędów.
Jak więc zaradzić tego typu problemom? Jak zlikwidować chaos i zapewnić dostęp do dokumentów wszystkim, do których powinny one trafić? Rozwiązaniem jest wprowadzenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Informacji LOGITO.
Znaczenie systemu obiegu dokumentów księgowych
Systemy elektronicznego obiegu dokumentów księgowych oraz innego typu dokumentów firmowych odpowiadają na liczne potrzeby przedsiębiorców, których źródłem pozostaje nieustanny zalew wszelkich dokumentów. Są to nie tylko dokumenty wytwarzane przez daną firmę, ale też spływające do niej czy to od kontrahentów, czy z urzędów zajmujących się regulacją działalności gospodarczej.
Elektroniczny obieg dokumentów księgowych pozwala przede wszystkim ograniczyć do minimum koszty związane z tworzeniem i przechowywaniem dokumentów firmowych. Nie bez znaczenia jest również wpływ, jak ma na wzrost bezpieczeństwa, ponieważ dokumenty w wersji elektronicznej są z zasady znacznie lepiej i skuteczniej zabezpieczane niż dokumenty tradycyjne.
Dla pracowników, a szczególnie dla działu księgowości, elektroniczny obieg dokumentów księgowych oznacza również znacznie mniej pracy związanej z zarządzaniem dokumentami. Dzięki niemu często wkradający się do każdej firmy chaos można błyskawicznie zażegnać, a poszukiwane dokumenty możliwe są do odnalezienia w ciągu zaledwie kilku chwil.
